Потеря трудовой книжки до сих пор вызывает тревогу у многих россиян. Однако с появлением электронного учета сведений о трудовой деятельности ситуация существенно изменилась.
Теперь информация о стаже хранится в электронном реестре Социального фонда России (СФР), а бумажный документ при необходимости можно восстановить. Тем не менее специалисты предупреждают, что в отдельных случаях утрата трудовой книжки все же способна создать серьезные сложности с будущей пенсией и учетом стажа.
Если документ был утрачен работодателем, именно он обязан оформить сотруднику дубликат. В такой ситуации работнику не придется самостоятельно подтверждать сведения о своей трудовой деятельности — все необходимые процедуры должен выполнить работодатель.
Когда трудовую книжку потерял сам сотрудник, необходимо обратиться в отдел кадров организации, где он работает в настоящее время. Тем, кто только начал официальную трудовую деятельность и не имеет предыдущих мест работы, достаточно написать заявление. Дубликат трудовой книжки должен быть оформлен в течение 15 дней.
Если же человек ранее работал у других работодателей, потребуется подтвердить накопленный стаж. Для этого подойдут справки с прежних мест работы, заверенные копии приказов о приеме и увольнении, а также другие архивные документы.
Когда подтверждающие документы отсутствуют, специалисты рекомендуют сначала обратиться к бывшим работодателям. Кроме того, сведения о трудовой деятельности можно бесплатно получить в Социальном фонде России через портал «Госуслуги», клиентскую службу СФР или многофункциональный центр. Если организация уже ликвидирована, необходимые документы можно запросить в государственном архиве по месту ее регистрации, подав заявление через «Госуслуги» по услуге «Выдача архивных справок».
После того как документы будут собраны, работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки.
Если подтверждение трудовой деятельности требуется без промедления, ждать изготовления бумажного документа необязательно. Выписку из электронной трудовой книжки можно заказать через портал «Госуслуги». Обычно она поступает в личный кабинет в течение одного дня.
Такой документ обладает той же юридической силой, что и бумажная трудовая книжка, поэтому принимается при трудоустройстве, оформлении пособий и льгот, получении виз, а также в судебных разбирательствах.
При этом полностью отказываться от бумажной трудовой книжки пока рано. Она по-прежнему играет важную роль при подтверждении трудового стажа, накопленного до 2020 года, а также при оформлении льготной пенсии.
В бумажном документе могут содержаться сведения, которые еще не были полностью перенесены в электронную систему. Вместе с тем гражданам, впервые официально трудоустроившимся с 2021 года, бумажные трудовые книжки уже не оформляются — вся информация о трудовой деятельности ведется исключительно в цифровом формате.
Особое внимание стоит уделить стажу, который отсутствует в электронной базе Социального фонда России. Как отметил главный редактор портала PNZ.RU, эксперт в сфере социального и пенсионного законодательства Владимир Белов, чаще всего речь идет о периодах работы до 2002 года, которые не всегда отражены в системе СФР.
«Если бумажная трудовая книжка с такими сведениями будет утрачена, необходимо как можно быстрее обратиться к бывшим работодателям и восстановить документы, подтверждающие этот стаж. В противном случае в будущем могут возникнуть сложности с подтверждением пенсионных прав», — предупредил эксперт.
Может ли СФР отказать в зачете стажа, если в бумажной трудовой книжке смазана печать? Да, Социальный фонд России очень строго относится к качеству оформления документов. Если печать работодателя нечитаема, размыта, имеет исправления или подпись кадровика вызывает сомнения, этот период работы исключат из подсчета. В таком случае гражданину придется подтверждать этот стаж архивной справкой или договором.
Что делать, если при переходе на электронную трудовую обнаружилась ошибка в фамилии на титульном листе бумажной? Если на титульном листе старой книжки допущена ошибка в личных данных, документ формально считается недействительным. Чтобы исправить ситуацию, необходимо обратиться к текущему работодателю, который на основании паспорта и свидетельства о браке/рождении внесет исправления. Если все бывшие предприятия закрыты, устанавливать принадлежность книжки конкретному лицу придется через суд.
Можно ли иметь одновременно две бумажные трудовые книжки, если одна из них считалась утерянной? Законом не предусмотрено наличие двух трудовых книжек, однако прямой уголовной или административной ответственности за это нет. Главная проблема возникнет при оформлении пенсии: СФР учтет данные только из одного официального документа. Совместить стаж из двух разных бумажных книжек без предоставления сопутствующих справок и договоров со всех мест работы не удастся.
