В России изменились сроки хранения документов, связанных с назначением и выплатой пенсий. Часть завершенных пенсионных дел теперь хранится не 20 лет, как раньше, а 15. В некоторых ситуациях срок сокращен до трех лет. Поэтому документы о стаже, заработке и назначении выплат лучше хранить самостоятельно: спустя годы они могут понадобиться для подтверждения пенсионных прав.
Изменения внесены приказом Минтруда России от 29 апреля 2025 года № 286н. Он корректирует положение, утвержденное приказом ведомства от 3 сентября 2014 года № 602н. Новые правила действуют с 15 июня 2025 года. Они касаются сроков хранения выплатных дел и документов в территориальных органах Социального фонда России (СФР).
Для получателей страховой пенсии по старости, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению срок хранения выплатного дела после прекращения выплат уменьшен с 20 до 15 лет. Пока человек продолжает получать пенсию, его выплатное дело хранится в установленном порядке: сокращение срока не означает, что документы действующих пенсионеров начнут уничтожать.
Отдельные правила предусмотрены для пенсионных дел, связанных с инвалидностью. Если получатель страховой пенсии по инвалидности или государственной пенсии по инвалидности жив, его дело хранится до назначения пенсии по старости. Если получатель умер, документы сохраняют пять лет после прекращения выплаты. Этот срок сокращается до трех лет, когда сведения об инвалидности внесены в Единую централизованную цифровую платформу в социальной сфере.
Для получателей пенсии из числа детей-инвалидов и инвалидов с детства установлено отдельное правило. Их выплатные дела хранятся 40 лет после прекращения выплаты пенсии. Но если сведения об инвалидности есть в государственной информационной системе, срок составляет три года. Поэтому утверждать, что все пенсионные дела по инвалидности будут храниться только три или 15 лет, неправильно: период зависит от категории получателя и наличия необходимых данных в системе.
Изменился и срок хранения дел об отказе в назначении пенсии. Раньше такие материалы хранили пять лет, теперь — три года со дня вынесения решения об отказе. Это касается страховых, накопительных пенсий и пенсий по государственному пенсионному обеспечению. Если решение Социального фонда затрагивает пенсионные права, важно не откладывать получение копий документов и разбирательство по спорным вопросам.
При этом сокращение срока хранения выплатного дела не означает, что назначенные пенсии отменят или что все сведения о человеке автоматически исчезнут из государственных систем. Приказ регулирует именно сроки хранения определенных документов в СФР. Данные могут сохраняться в других информационных системах и архивах, однако рассчитывать только на то, что нужную справку удастся быстро найти спустя много лет, не стоит.
«Особенно важно хранить документы, подтверждающие трудовой стаж и заработок. Это трудовая книжка, архивные справки о работе и зарплате, документы о северном или льготном стаже, а также бумаги, подтверждающие периоды, которые могли не попасть на индивидуальный лицевой счет. Если работодатель ликвидирован, восстановление сведений может занять много времени, а иногда найти необходимые документы бывает трудно», — предупредил главный редактор портала PNZ.RU, эксперт в сфере социального и пенсионного законодательства Владимир Белов.
Стоит сохранить и документы, связанные с самой пенсией: решение о ее назначении, результаты перерасчета, ответы СФР, разъяснения расчета выплаты, решения об отказе и материалы обжалования. При возникновении спора эти бумаги помогут установить, какие сведения фонд учитывал и на каком основании принял решение.
Проверить данные о пенсионных правах можно в Социальном фонде России, в том числе запросив сведения о состоянии индивидуального лицевого счета. Если в них отсутствует период работы или обнаружена ошибка, следует обратиться в СФР с подтверждающими документами и попросить уточнить сведения. При необходимости можно запросить копию решения о назначении пенсии или письменное объяснение расчета.
Если справка о стаже или заработке утеряна, ее можно попытаться восстановить через бывшего работодателя, его правопреемника или государственный и муниципальный архив. Полезно заранее сделать электронные копии трудовой книжки, справок, решений и ответов ведомств. Сканировать следует все страницы, на которых есть записи, печати, подписи и даты, а файлы хранить в надежном месте.
«Новые правила не отменяют пенсионных прав граждан, но делают личный архив документов особенно важным и полезным», — заключил эксперт.
Можно ли включить в стаж годы работы, если в трудовой книжке нет записи? Да, в некоторых случаях стаж можно подтвердить другими документами: архивными справками, приказами о приеме и увольнении, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу зарплаты. Подходящие доказательства зависят от периода работы и обстоятельств.
Что делать, если работодатель ликвидирован и справку о зарплате получить негде? Следует обратиться в архив, куда могли передать документы организации, либо к ее правопреемнику. Если документы не сохранились, стоит запросить разъяснение в СФР о том, какие альтернативные подтверждения можно представить.
