Небрежная запись в трудовой книжке способна обернуться серьезными последствиями спустя годы. Этот документ — не формальность и не пережиток прошлого, а официальный источник сведений о трудовом пути человека. Именно на основании внесенных записей подтверждается страховой стаж, от которого напрямую зависит размер пенсии и право на социальные выплаты.
Ошибки в оформлении — зачеркнутые записи, отсутствие печати, неточности на титульном листе — могут вызвать сложности при назначении пенсии. Даже небольшое нарушение формальных требований способно поставить под сомнение корректность сведений.
Как разъясняли в Роструде, порядок ведения трудовых книжек определяется нормами Трудового кодекса РФ, «Правилами ведения и хранения трудовых книжек», а также «Инструкцией по заполнению трудовых книжек». Эти документы устанавливают случаи признания записей недействительными и основания для признания самой книжки испорченной. При этом нормативные акты не предусматривают возможности объявить трудовую книжку недействительной в целом лишь по формальным основаниям и оформить новую вместо нее без соблюдения установленной процедуры.
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора гражданин обязан представить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев первичного трудоустройства.
Форма и порядок ведения трудовых книжек утверждены приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Все записи о приеме на работу, переводе, увольнении, квалификации и награждениях вносятся на основании соответствующего приказа работодателя. Они должны быть сделаны не позднее недели со дня издания приказа, а при увольнении — в день прекращения трудового договора. Формулировки обязаны полностью соответствовать тексту приказа. Записи выполняются без сокращений и нумеруются в пределах раздела.
Если обнаружена ошибка, исправление производится работодателем, допустившим неточность, либо по новому месту работы — на основании официального документа прежнего работодателя. Работодатель обязан оказать необходимую помощь при обращении сотрудника.
Дополнительные разъяснения приведены в Письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 ноября 2021 г. № 14-6/ООГ-11031. В документе подчеркивается: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание неправильных или признанных недействительными записей не допускается (п. 12 Порядка).
Даже если увольнение или перевод признаны незаконными работодателем, надзорным органом или судом, прежнюю запись нельзя просто перечеркнуть. Вместо этого оформляется признание записи недействительной установленным способом.
Если в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе, признанная недействительной, по письменному заявлению работника по последнему месту работы выдается дубликат трудовой книжки. В него переносятся все записи, кроме той, которая признана недействительной. В таком же порядке оформляется дубликат, если документ пришел в негодность — обгорел, порвался или был сильно поврежден.
Что делать, если в книжке ошибка?
- Шаг 1. Не паникуйте и не берите ручку. Самостоятельные правки лишат вас стажа за этот период.
- Шаг 2. Найдите виновника. Обратитесь к работодателю, который сделал ошибку. Если компании больше нет — идите к текущему работодателю с архивной справкой.
- Шаг 3. Внесите «исправляющую» запись. Под ошибочной строкой пишется: «Запись за № таким-то недействительна», а следом вносится верная информация.
- Шаг 4. Оформите дубликат. Если испорчен титульный лист (ошибка в фамилии), книжка считается непригодной — требуйте оформления дубликата.
