С 1 января 2020 года в России сведения о трудовой деятельности граждан работодатели обязаны передавать в Социальный фонд России в электронном виде. Для тех, кто впервые устроился на работу, привычной бумажной трудовой книжки уже не существует — вся история занятости формируется исключительно в цифровом формате.
Сегодня электронные трудовые книжки есть у всех работников без исключения. Однако у граждан со стажем до 2020 года сохраняется право выбора: оставить бумажный документ или полностью перейти на цифровой формат. При отказе от бумажной версии она выдается на руки с соответствующей отметкой.
При этом ее значение не обнуляется — наоборот, она может оказаться критически важной. В ней содержатся данные о работе до 2020 года, сведения о наградах, особенностях занятости, включая вахтовый или сезонный характер труда. Эти записи нередко становятся решающими при назначении пенсии, особенно в случаях досрочного выхода, например, при подтверждении северного стажа.
Главное преимущество электронного формата — мгновенный доступ к данным. Информацию можно проверить в любой момент: видно, передает ли работодатель сведения и насколько корректно. Выписку легко получить через портал «Госуслуги» или в МФЦ.
Цифровая система практически исключает возможность фальсификаций. Работодатели передают сведения по унифицированной форме, что минимизирует ошибки и делает невозможным искажение данных — от должности до причины увольнения. Более того, при оформлении социальных выплат или пенсии не требуется предоставлять копии документов: государственные органы получают всю информацию автоматически через межведомственные каналы.
Назначение пенсии также стало проще: Социальный фонд опирается на данные индивидуального лицевого счета, без необходимости собирать дополнительные справки. Еще один очевидный плюс — безопасность. Электронная трудовая не может быть утеряна из-за пожара, затопления или других форс-мажоров.
Несмотря на сохраняющееся у части граждан недоверие к цифровым системам, риск потери данных из-за технических сбоев минимален. Информация хранится в распределенных системах с высоким уровнем защиты и возможностью восстановления. Полное исчезновение данных фактически исключено.
Однако у электронного формата есть и слабые стороны. В нем отсутствуют сведения о награждениях и поощрениях, а для доступа к данным требуется интернет и базовые цифровые навыки. Впрочем, получить выписку можно и в бумажном виде — через отделения Социального фонда или МФЦ, независимо от места регистрации.
Электронная трудовая дает возможность контролировать свою профессиональную биографию: проверять стаж, корректность записей и даже отслеживать страховые взносы работодателя, которые формируют пенсионные баллы. Если обнаружены ошибки или отсутствуют данные, сначала необходимо обратиться к работодателю. Например, сведения о приеме или увольнении появляются уже на следующий рабочий день, а данные о переводах — до 25 числа следующего месяца.
Если выясняется, что работодатель не передавал данные или не уплачивал страховые взносы, потребуется направить ему письменное требование. В случае игнорирования — обращаться в суд. Такая практика остается распространенной: исправление данных может повлечь для работодателя дополнительные расходы и штрафы. При наличии подтверждающих документов — трудового договора, приказов или бумажной трудовой — можно обратиться напрямую в Социальный фонд или через «Госуслуги» для внесения корректировок.
Особое значение имеет правило, действующее с 2002 года: в стаж включаются только те периоды, за которые работодателем уплачивались страховые взносы. Отсутствие взносов означает отсутствие стажа. Именно поэтому регулярная проверка данных становится не формальностью, а необходимостью.
Что касается более ранних периодов — до 2001 года, — информация передавалась работодателями в Пенсионный фонд в начале 2000-х. Если данные не были предоставлены, восстановить их можно через Социальный фонд, предъявив бумажную трудовую книжку.
Редкие технические сбои все же возможны, но, как правило, носят временный характер. В большинстве случаев система самостоятельно восстанавливает данные, а сроки корректировки можно уточнить в Социальном фонде.
«При этом бумажная трудовая книжка все-таки имеет ряд преимуществ. Поэтому тем гражданам, кто устраивался на работу до 2020 года, лучше их сохранять. Первое – различные поощрения, которые ранее были в нее внесены. Второе – вероятность сбоя электронной базы. Действительно, она защищена и продублирована, но гораздо приятнее иметь бумажный вариант, который, в случае необходимости, дополнительно подтвердит ваше право на пенсию», — рассказал главный редактор портала PNZ.RU, эксперт в сфере социального и пенсионного законодательства Владимир Белов.
Социальный фонд не переписывает каждую вашу строчку из бумажной книжки в электронную базу. Там фиксируется только общий стаж для расчета баллов. Если при назначении пенсии возникнет спор о «северных» коэффициентах или особых условиях труда в 90-е годы, без бумажного подлинника с «живыми» печатями доказать свою правоту будет крайне сложно.
Нет, законодательство предусматривает только один путь: от бумажной к электронной. Если вы официально отказались от бумажной версии, работодатель возвращает ее вам, и в дальнейшем все записи ведутся только в цифровом виде.
Основным документом в этом случае остается ваша бумажная трудовая (если записи в ней сделаны до перехода на цифру) или трудовые договоры и справки о доходах. Необходимо подать заявление в СФР на корректировку индивидуального лицевого счета.
