Пустая электронная трудовая книжка на Госуслугах способна вызвать немало тревоги. Особенно если человек рассчитывал увидеть там всю историю работы, а обнаружил только несколько записей или вообще не нашел сведений о прежних местах трудоустройства. Однако отсутствие информации в электронной трудовой книжке еще не означает, что пропал трудовой стаж. Для начала важно разобраться, какой именно документ был заказан.
На Госуслугах доступны две разные бесплатные услуги, которые часто путают: выписка из электронной трудовой книжки и выписка из индивидуального лицевого счета. Они содержат разную информацию и предназначены для разных целей.
Электронная трудовая книжка отражает кадровые события у работодателей: прием на работу, переводы, увольнение и занимаемую должность. Эти сведения формирует и передает работодатель на основании статьи 66.1 Трудового кодекса РФ, введенной Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.
Выписка из индивидуального лицевого счета (ИЛС), которую ведет Социальный фонд России, показывает сведения, имеющие непосредственное значение для пенсионного обеспечения: учтенные периоды работы, количество индивидуальных пенсионных коэффициентов и страховые взносы работодателей.
Почему в электронной трудовой книжке нет записей до 2020 года
Сведения о трудовой деятельности в электронном виде формируются с 1 января 2020 года. Это предусмотрено статьей 66.1 ТК РФ. Поэтому отсутствие в электронной трудовой книжке записей о работе до этой даты само по себе не является ошибкой: такой документ изначально не предназначен для отображения всей трудовой биографии человека. У пенсионного стажа другая временная граница. Согласно части 1 статьи 14 Федерального закона № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», порядок подтверждения периодов работы зависит от даты регистрации гражданина в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Периоды до регистрации подтверждаются сведениями персонифицированного учета и (или) документами работодателей либо государственных органов. После регистрации основным подтверждением становятся сведения индивидуального учета. Система персонифицированного учета действует с 1996 года. Многие граждане были зарегистрированы в ней задолго до появления электронных трудовых книжек — в том числе еще в 1990-х годах. Поэтому бумажная трудовая книжка может понадобиться не за весь период до 2020 года, а за время до даты регистрации конкретного человека в системе учета. Эту дату можно посмотреть в выписке из ИЛС.
Другая ситуация возникает, когда в электронной трудовой книжке нет кадрового события, которое должно было появиться после 1 января 2020 года. Например, отсутствует информация о приеме на работу, увольнении или переводе. Для передачи сведений работодателем в Социальный фонд установлены конкретные сроки. Информацию о приеме, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора необходимо направить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Сведения о постоянном переводе и некоторых других кадровых событиях передаются не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
Эти сроки предусмотрены порядком представления сведений по форме ЕФС-1. Если установленный срок еще не истек, отсутствие записи не обязательно означает нарушение. Когда время для передачи сведений прошло, работник вправе обратиться в кадровую службу и попросить подтвердить, когда информация была направлена в Социальный фонд. Если работодатель вообще не передал сведения или допустил ошибку, исправлять ситуацию должен он. Самостоятельно добавить кадровое событие в электронную трудовую книжку через Госуслуги нельзя.
В разъяснениях об электронных трудовых книжках нередко встречается утверждение, что статья 66.1 ТК РФ обязывает работодателя выдать сведения о трудовой деятельности по заявлению работника в течение трех рабочих дней. Однако здесь есть важный нюанс. Трехдневный срок предоставления документов, связанных с работой, установлен статьей 62 ТК РФ. Она распространяется в том числе на сведения о трудовой деятельности. Статья 66.1 регулирует формирование и передачу работодателем информации о кадровых событиях, а порядок предоставления сведений связан также со статьями 66.1 и 84.1 ТК РФ.
Для работника практический результат остается тем же: запрошенные документы должны предоставить в течение трех рабочих дней. Но при обращении в трудовую инспекцию или суд лучше указывать норму, которая непосредственно устанавливает этот срок. Это позволит избежать ненужных споров о формулировках и ссылках на законодательство.
Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка
Если запись в электронной трудовой книжке присутствует, но содержит неверные или неполные сведения, работник может потребовать исправления. Согласно статье 66.1 ТК РФ, работодатель обязан по письменному заявлению скорректировать информацию и передать правильные данные в Социальный фонд. Отдельное требование установлено частью 5 статьи 84.1 ТК РФ. Запись об основании и причине увольнения должна точно соответствовать формулировке Трудового кодекса или другого федерального закона. В ней также должна быть указана конкретная статья, ее часть и пункт. Если формулировка не совпадает с законодательством или документами об увольнении, работник вправе потребовать исправления.
К заявлению целесообразно приложить копии документов, которые подтверждают правильные сведения: трудового договора, приказа о приеме на работу или переводе, приказа об увольнении, а также дополнительного соглашения, если менялись условия трудоустройства. При этом Трудовой кодекс не устанавливает отдельного универсального срока, в течение которого работодатель обязан исправить уже переданные сведения. Поэтому в письменном обращении стоит попросить не только внести корректировку, но и сообщить, когда исправленная информация будет направлена в СФР.
Как проверить стаж и восстановить пропавшие сведения
Начинать следует с выписки из индивидуального лицевого счета — СЗИ-ИЛС. Ее можно бесплатно заказать на Госуслугах. Именно этот документ позволяет увидеть, какие периоды работы и пенсионные коэффициенты учтены Социальным фондом. Отдельно можно получить выписку из электронной трудовой книжки. Она поможет проверить, все ли кадровые события после 1 января 2020 года передал работодатель. Сравнивать ее с бумажной трудовой книжкой за весь период до 2020 года неправильно: сведения в этих документах формируются по разным правилам.
Для человека, который уже получает пенсию, ситуация отличается от той, в которой находится будущий пенсионер. Обычная выписка из ИЛС показывает актуальные сведения индивидуального учета, но сама по себе не позволяет восстановить все документы, на основании которых Социальный фонд ранее назначил выплату и определил ее размер.
В таком случае необходимо обратиться в СФР с заявлением об ознакомлении с материалами выплатного дела. В нем хранятся документы и сведения, использованные при назначении пенсии и последующих перерасчетах. По материалам дела можно выяснить, какие периоды работы были учтены, какие документы принимались во внимание и почему определенный стаж мог не попасть в расчет. Если обнаружится, что при назначении пенсии не учли подтвержденный период работы или документ, можно подать заявление о проверке правильности расчета и перерасчете выплаты.
