Документооборот в России все активнее переходит в цифровой формат. Электронные документы позволяют быстрее передавать сведения между регионами и существенно снижают риск потери бумажных вариантов. Нотариус может перевести в электронный вид практически любой бумажный документ. Исключение составляют документы, удостоверяющие личность, а также договоры, заключенные в простой письменной форме. При этом нотариально изготовленная электронная версия — не обычная фотография или скан. Она имеет такую же юридическую силу, как бумажный оригинал, поскольку заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.
В 2026 году стартовал проект «Цифровое наследство», предусматривающий использование машиночитаемого электронного свидетельства о праве на наследство в части денежных средств, хранящихся на банковских счетах. Над проектом работали Федеральная нотариальная палата, Сбер, Аналитический центр при Правительстве РФ, Банк России и Минцифры. Основная задача нововведения — сделать получение наследства быстрее и одновременно снизить возможности для мошеннических действий.
Механизм устроен следующим образом: нотариус оформляет свидетельство в электронном виде и заверяет его усиленной квалифицированной электронной подписью. После этого документ практически сразу поступает в личный кабинет наследника на портале «Госуслуги». Наследник скачивает свидетельство и передает его через банковское приложение, после чего кредитная организация проводит проверку и перечисляет деньги. Весь процесс — от запроса документа до получения денежных средств — может занять менее часа.
Особенно часто к нотариусам теперь обращаются в ситуациях, когда документ требуется срочно передать в другой город. Например, речь может идти о согласии на выезд ребенка, которое понадобилось бабушке перед неожиданной поездкой с внуком, или о заявлении о принятии наследства, когда наследодатель жил далеко от наследника.
По сути, такая «нотариальная телепортация» занимает минимум времени. Человек обращается в удобную нотариальную контору, специалист переводит бумажный документ в электронный формат и при необходимости направляет его нотариусу в другом регионе либо передает цифровой файл заявителю. Если впоследствии потребуется бумажная версия, ее можно получить у нотариуса. При этом юридическая сила документа сохраняется.
Отдельные нотариальные документы сразу создаются в электронной форме. Это касается, в частности, дистанционных сделок, в которых участвуют два или несколько нотариусов. Такой механизм позволяет заключать договоры сторонам, находящимся в разных регионах, без затрат времени и денег на поездку. При этом уровень правовых гарантий остается тем же, что и при личном обращении всех участников к одному нотариусу.
При дистанционной сделке каждая сторона приходит к нотариусу в своем городе. Если оформляется отчуждение недвижимости, один из нотариусов должен работать в том же регионе, где расположен объект — например, квартира или жилой дом. После подготовки документов нотариусы связываются между собой по защищенному видеоканалу.
Во время процедуры они устанавливают волю участников, проверяют, понимают ли стороны правовые последствия сделки и не оказывают ли на них давление. После этого договор удостоверяется, сведения направляются для регистрации права в Росреестр, а участники получают электронные документы. При необходимости нотариус может выдать и бумажный экземпляр. Важная особенность такого формата заключается в ответственности нотариусов. Каждый специалист, участвующий в дистанционной сделке, несет солидарную имущественную ответственность за ее результат.
Некоторые нотариальные услуги уже можно получить без личного посещения конторы. По умолчанию электронный документ формируется при удаленном обращении через личный кабинет на портале Федеральной нотариальной палаты. В онлайн-режиме, например, можно получить выписку из ЕГРН с персональными данными. Такой документ может понадобиться для проверки недвижимости перед покупкой, однако для его получения требуется предварительный договор. Удаленно также можно зафиксировать информацию, размещенную в интернете. В этом случае в личном кабинете формируется цифровой протокол осмотра доказательств в Сети.
Сейчас в дистанционном формате доступны 13 нотариальных действий, причем этот перечень планируется расширять. В Госдуме рассматривается инициатива, которая позволит удаленно получать сведения обо всех нотариальных действиях, совершенных по обращению конкретного человека. Такая информация может понадобиться, например, если нотариальный документ был утрачен и требуется его дубликат либо необходимо отменить ранее выданную доверенность.
При этом дистанционный формат применяется не ко всем нотариальным процедурам. Речь идет о действиях, совершение которых не должно создавать реальный риск нарушения прав и интересов других лиц. При оформлении доверенности или завещания нотариусу необходимо лично удостовериться в подлинности волеизъявления человека, проверить его дееспособность и разъяснить правовые последствия принимаемого решения.
Отдельное направление цифровизации нотариата — машиночитаемые доверенности, или МЧД. Они особенно востребованы в бизнесе, где позволяют передавать сотрудникам полномочия на совершение сделок, сдачу отчетности и взаимодействие с государственными органами от имени организации.
В МЧД полномочия указываются не обычным текстом, а в специальном кодированном формате. Благодаря этому информационная система может автоматически распознать, какие действия разрешены представителю. Это ускоряет обработку документов, уменьшает вероятность технических ошибок и снижает риски использования доверенности не по назначению или ее подделки.
С сентября 2024 года использование машиночитаемых доверенностей стало обязательным для организаций. В дальнейшем предполагается применение единого формата МЧД, который смогут использовать государственные органы, компании, банки и другие участники гражданского оборота.
